среда, 28 октября 2015 г.

Имейлы преподавателям зарубежных колледжей и университетов: пишем правильно

Всем тем, кто только собирается поступить на учебу в колледж или университет за рубежом, следует знать, что вам придется часто писать имейлы своим преподавателям.  Ну, а те, кто уже получает образование за рубежом, наверняка уже столкнулись с этим явлением.  

Такая необходимость появляется, когда нужно написать своему научному руководителю по поводу вашей работы и попросить его о консультации. Или нужно попросить совета, отправить очередную главу своей работы на проверку, объяснить ваше отсутствие на лекции – причин для написания имейлов множество.

А получать имейлы я тоже буду?


И не один! В колледжах и университетах учатся сотни студентов и вам придется взаимодействовать со многими из них. Вам также будет рассылаться огромное количество информации – учебные пособия, расписания, темы эссе. Также часто колледжи имеют свои странички в соцсетях, например в Facebook или рассылают смс. Но все же чаще используемое средство связи со студентами – имейл.

А мне зачем писать имейлы?


Преподаватели и персонал учебных заведений обычно имеют очень плотный график и не всегда находят время на личные встречи с вами. У них большое количество собраний, которые отбирают у них немало времени. Если же вы напишите преподавателю имейл, то у него будет возможность самому назначить вам время для консультации.  

Имейлы отличаются от писем?


И да и нет. Вероятно, вы уже знаете, как писать письма, особенно если изучали английский язык и сдавали международные экзамены.  Написание имейлов слегка отличается от написания обычных писем. Нужно придерживаться определенных правил, чтобы корректно написать электронное письмо. Всегда нужно помнить, кому вы его пишете – профессору или другу.

Вот пример неудачного имейла от студента профессору. Опытный человек сразу увидит, что в нем не так.



А вот пример грамотного, вежливого общения с преподавателем-наставником.


(1)    Напишите актуальную тему вашего обращения
(2)    Всегда начинайте с Dear + name, например, Dear Sarah. В Великобритании можно обращаться к преподавателю по имени, даже если он – профессор. Но если вы хотите звучать вежливо, стоит написать Dear Professor Smith.
(3)    Употребляйте устоявшиеся фразы типа ‘Please find attached’, чтобы сказать о том, что в письме есть вложения.
(4)    Используйте вежливые фразы, такие как ‘could you’; would you mind helping me’, или ‘would it be possible to’.
(5)    Имейл следует завершать так же, как и письмо - Best wishes, Best regards, или Yours sincerely
(6)    Напишите свое имя. Имейл – это не смс, и преподавателю сложно догадаться, кто скрывается за тем или иным адресом электронной почты.

Что нужно, и что нельзя


Нужно:
1.     Проверять почту хотя бы 1 раз в день
2.     Отвечать на имейлы в этот же день
3.     Писать актуальную, информативную темы сообщения
4.     Обязательно начинать свой имейл с приветствия типа: Dear Michael, or Dear Dr Smith.
5.     Обязательно напишите преподавателю электронное письмо, если вы будете отсутствовать на занятии
6.     Также обязательно проинформируйте преподавателя о своей проблеме (если таковая имеется) с помощью имейла
7.     Проверяйте имейлы на наличие грамматических и орфографических ошибок, но не слишком беспокойтесь.
8.     Пишите коротко и ясно, старайтесь уложиться в 5-8 строчек.
9.     Не забудьте подписать свое имя в конце имейла

Нельзя:

1.     Писать имейлы по образцу смс – имейл больше похож на письмо.
2.     Не используйте аббревиатуры или другие сокращения, применяемые в переписках, типа U for YOU, or LOL (Laugh Out Loud).
3.     Не пишите сообщение ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ – выглядит так, будто вы кричите.
4.     Не ждите мгновенного ответа – преподаватель, возможно занят, но он ответи сразу же, как появится такая возможность.
5.     Не присылайте преподавателю свою работу для чтения и проверки. Сначала спросите, устроит ли его это.




Автор статьи-оригинала: Alistair McNair, Programme Leader for Business, Hospitality, Tourism and Social Sciences at UBIC

Комментариев нет:

Отправить комментарий